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在TOYOTA學到的 只要「紙1張」的整理技術 - 學習歸納組織的表達方式

Posted 星期二, 六月 5 2018 8:20 作者 黑熊

許久未看管理相關的書籍,以前本歌戲經常閱讀管理類型的書,這陣子就偏向讀歷史、小說、散文,或是社會問題等書籍,當然也有一些信仰書籍,回到熟悉的管理領域,看著以往成為典範的豐田汽車,過去學過看板管理、JIT、全面品質管理,好多熟悉的記憶,這次閱讀起紙一張的整理技術,格外有種熟悉的感覺。

書中強調的是如何透過一張A4紙,如果大一點的計畫使用A3紙進行溝通,透過一張紙必須要讓溝通的內容一目瞭然,如何在第一眼的三秒鐘獲悉資訊進行判斷,書中舉了許多的例子,核心的重點在於清楚的邏輯與結構化,這是需要經過訓練,因此在第二章開始,進行了一連串的教學,從基礎的整理技術開始,透過Excel表格作為輔助,透過製作框格、填入關鍵字、寫出想法,做一次思考的組織化。

應用篇部分談論的是邏輯,使用三個切入點去思考,什麼(what)?為何(why)?如何(how)?透過這三個問題做出明確的說明;此時我們可以好好思考,現在人會議冗長的原因,很多時候正是沒有先建立清楚的邏輯,導致會應進行中陷入鬼打牆,漫長又沒有效能,最後讓大家精疲力竭,但還是沒有做出最後的決定。

紙一張的目的為了溝通,必須要先清楚溝通的對象是誰?不能單從自身作為思考,而是要以目標作為思考導向,避免迷失了方向,從書中學習幾個簡單的方法,準備任何議題可以先透過關鍵字,十六個或三十二個中,分別釐清後寫下順序,很快地就可以整理出一份說明文件,同時夠讓人清楚表達的內容,歸納整理相當重要,做任何事情前,若能先計畫,可以避免執行時的錯誤,溝通也能更為簡潔準確。

在TOYOTA學到的 只要「紙1張」的整理技術:彙整資訊、整理思緒、清楚溝通的技巧
トヨタで学んだ「紙 1 枚!」にまとめる技術

作者: 淺田卓  

出版社:天下雜誌  

出版日期:2016/03/30

語言:繁體中文

購買資訊:在TOYOTA學到的 只要「紙1張」的整理技術

簡介:

  在TOYOTA,只要是業務上的文件,全部都是彙整在一張A3或A4的紙上,這個習慣已經成為TOYOTA根深蒂固的文化。無論是報告書、企劃書、會議資料或會議記錄,以至於討論時需要的文書、提案資料、確認行程的一覽表、考核面試用的文件……不管什麼種類或者多麼複雜的內容,原則上就是製作成「紙一張」。員工們準備的文件不是讓對方慢慢研讀才能理解,而是可以在短時間閱讀後就能掌握其中內容。至於,做為工作時判斷基準的現況、課題和對策等重點,都已經經過周詳思考,將所有不需要的累贅刪除之後,只用簡單易懂的文字敘述,再以一眼就清楚明白的排列方式呈現。

  只不過,在TOYOTA中,即使有這種將資料彙整在一張紙上的習慣,但是從來沒有「如何彙整資料」的詳細指導手冊。有鑑於此,作者便以在TOYOTA工作時的經驗為基礎,藉由在商業學校所學的框格、商務講座和商業書籍上所教的各式各樣筆記技巧和思考整理法,以及指導和諮詢,加上作者本身所涉略的哲學、歷史的知識見解,並不斷重複研究TOYOTA的員工每天執行的「紙一張」的整理動作。結果,作者用他本身獨到的方法彙整出任何人都能輕易做到的整理資訊、歸納想法、傳達的技術了。

  書中藉由各式案例,清楚說明彙整資料的各個步驟及其應用方法,只要一張紙和各一支綠、藍、紅筆, 誰都能夠簡單地整理資訊、歸納想法、提高傳達力。

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